先読み力の鍛え方は？先を見据える力を身につけて仕事ができる人になろう

物事を先読みするためには、視点を広く持って、仕事の範囲や限界地点を

見定めておく必要があります。

そこで必要となるのが、スコープマネジメント(プロジェクトの範囲を決める)です。

仕事の場面では、３つの範囲を意識しましょう。

まずは、何をどこまでやるかを決める作業範囲。

次に、誰が何をどこまでやるかを定めておく責任範囲。

最後は、個々の知識量や経験値を踏まえておく能力範囲。

この３つの範囲を決めることでタスクの重複や漏れといった単純ミスを防ぎ、

能力の限界や仕事の偏りを正しく把握し、効率化を図ることが可能になります。

仕事でのミス・確認不足を減らす方法は？ミス対策の行動習慣を身につけよう

仕事の依頼は、出す側と受ける側で認識が大きく違うことが少なくありません。

例えば、上司から

『社員研修書類を作っておいて』と依頼された場合

『社員研修書類を作り、会議に使う人数分まで用意する』

ということまで含まれている可能性もあるからです。

こうした認識の違いによるミスを先読みで防ぐには、

作業範囲をより細かく設定して、双方で共有しておくことが大切です。

この時点で、何をどこまでやれば、その仕事が完了なのかを

詳細内容と期限を明らかにするようにしましょう。

複数の人が関わる仕事では、作業をすべて洗い出したうえで、

• 誰が
• 何をどこまで

担当するか責任を明らかにしましょう。

これが先読みには欠かせないプロセスで、

作業の重複や抜け・漏れを防ぐことに繋がります。

日常の仕事では、関係者とデータを共有しやすいように、

エクセルなどの表計算ソフトなどを使うことで、

日程や進行が管理しやすくなるので、おすすめです。

１つの仕事にどれだけの関係者がいるかを把握するにも役に立ちます。

根拠のない自信や無理なスケジューリングは、

後々になって、

• 納期が間に合わない
• 結局できなかった

といったトラブルを生みかねません。

新しい仕事を請け負う際には

現在抱えている業務内容の量と質を加味したうえで、

自分の仕事の処理能力を正しく把握しておきましょう。

例えば、書類作成を頼まれた場合、自分の能力と照らし合わせて、

• リサーチ３時間
• 作成３時間
• 上司のチェック１日

上記の時間を要するので、最低３日は必要。といった見積もりを正しく作れないと、

結果的に周りに迷惑をかけかねません。

気合でどうにかします。といった言葉が出る状況ならば、

再度、自分の状況を整理・把握することが大切です。

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４つの基本テクニックを磨き、先読み力を鍛えよう

ビジネスの世界では、相手先の事情や不測の事態などによって

想定外の出来事が起こることは少なくありません。

先々を見越して手を打っておくことが、先読みの真骨頂だとすれば、

その中には、『やめる』・『やらない』・『待つ』

という選択肢も用意しておきましょう。

あらゆる可能性を先読みしていたからこその決断だと言えます。

リスクが高い状況なのに、無理やり突破しようと突き進むと、

取返しのつかないトラブルや問題が発生することになります。

ビジネスでは目的と目標の違いを踏まえたうえで、

目標を達成するための手段、それを実行するための行動を

細かく分解していくことをおススメします。

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それにより、仕事の全体像が見えやすくなり、

最終目的を達成するために必要な行動の改善点が浮き彫りにできるためです。

目的そのものがイメージできていない仕事だと、

必要な行動を洗い出すことは難しかったり、

重複といった作業の無駄も発生しやすくなります。

例：ワークライフバランスを実践する

※目的→目標→手段→行動の順に分解

目的：仕事とプライベートの両立

↓

目標：残業をなくし、早く帰る

↓

手段１：仕事の時短化

↓　　　　　　→行動１：提示より２０分早く出社

↓　　　　　　→行動２：会議を１時間以内に設定

↓

手段２：タスク管理の方法を変更

　　　　　　　→行動１：１５分刻みで手帳に予定記入

　　　　　　　→行動２：前日にToDoリスト作成

先読みをする人は、空気や流れといった状況変化に敏感です。

何気なく見ている光景や状況も、先読み力のある人と無い人では、

そこから読み取る情報の数に大きな差が生まれます。

得られる情報や、そこから考えられる可能性が多いほど、

次に取るアクションの選択肢が増えて当然です。

仕事においても、できるだけたくさんの想定をしておくことで

瞬時に最適な判断ができるようになります。

プライベートでの旅行や、仕事を終えた後の食事会などは、

先読み力を磨く格好の場面です。

例えば、

• 連休初日で駅が混んでいると想定し早めに移動しておこう
• 途中参加者が増えそうだから大きい店を検討しておこう

などと、想定の範囲を広げて、先に手を打つことも立派な先読み磨きになります。

１日５分使って、明日のことや、週末のことなどを先読みする習慣をつけていきましょう。

リスクマネジメントにおける先読み力を強化しよう

起こり得る事柄を全て先読みする

リスクマネジメントを考える際の先読みの基本は、すべて書き出すことです。

この時、

• 滅多に起こらない
• 少しは可能性がある

というものまで洗い出すのがポイント。

実際に起こった際に、想定外だったという言い訳は避けられます。

あらゆる可能性に対して備えることは、先読みの神髄でもあります。

ただし、自分で想定できるリスクには限界があります。

第三者の意見も積極的に取り入れると、より精度の高い先読みができます。

ポイント

• 起こる可能性は低くても、リスクは抜け・漏れなく想定しておく
• 第三者の意見を交えると先読みできる幅が広げられる

リスク対策は常にアップデートする

ネットビジネスが中心になったスピード社会においては、

旧来のリスク対策では対処できなくなりつつあります。

法律や金が絡む案件も多く、一人ひとりが意識を高めて、即座に対応しなければ、

会社に多大な損害を与えかねません。

特に個人情報や契約に関するセキュリティー、管理については、

改めて危機管理の意識を問い直し、考え方を劇的に変える意識を持っておきましょう。

万全にしておくことはもちろんですが、

ミスから新しい対策や発想が得られることにも目を向けておきましょう。

ポイント

• 先読みの対策は新しい発想で考える
• リスト対策は個人レベルで意識を強化しておく

洗い出したリスクを４分割する

リスクを一通り洗い出し終わったら、

• 頻度が高く影響度も大きい
• 頻度が高いが影響度は小さい
• 頻度は小さいが影響度は大きい
• 頻度は小さく、影響力も小さい

という４つに分類して優先順位をつけましょう。

２×２のマトリックス図を使って分類しておくと

いざという時に一目で把握しやすくすぐに適切な対処が取れます。

リスクという見えない事柄をレベルに応じて見える化することで、

第三者とも共有しやすくなります。

ポイント

• リスクを４つに分類して見える化を図る
• 優先事項が高いものに注視して、入念な対策を立てよう

原因対策は１つだけとは限らない

予防策を立てる際、やみくもに対策を立てようとしても無理があります。

まずは、トラブルを生む原因を特定して、

それに対する最適な予防策を練っておきましょう。

例えば、誤って発注したというトラブル１つでも、

• 連絡間違い
• 勘違い

などの原因が考えられます。

こうしたトラブルを防ぐには、

• なぜ起きるか？

という根本原因を追究した上で、

• 個人のスキルアップ
• 連絡網の不備の改善

など、それぞれに予防策を立てることが大切です。

ポイント

• トラブルが起きる原因は１つとは限らない
• 根本原因を特定しないと最適な予防はできないと肝に銘じる

問題レベルに応じて対策を講じられれば万全

もしも！に備えるには、リスクマネジメントの視点に加えて、

本当に起こった時にどうするかという具体策まで立てておくことで、

一歩進んだ先読みになります。

これをクライシスマネジメントといい、この策を立てることで、

問題を素早く解決に導けます。

個人、組織、会社によって判断基準が異なることも多いため、

行動基準やガイドラインを改めて確認したり、策定したりすると良いです。

実際にトラブルが起こった時に、レベルに応じた対策を講じられれば万全です。

ポイント

• 対応策はトラブルのレベルに応じて複数用意しておく
• 行動基準やガイドラインといった　規範を明確にする

自社に関連するヒト・モノ・コトを洗い出す

リスクやクライシスの対策や共有は、社内ばかりではなく、

社外の利害関係者にも広げておきましょう。

近年では早い段階での情報開示の風潮も強まっている為、

企業の社会的責任の上においても、

理解関係者をきちんと洗い出しておくことが大切です。

こうした心がけは個々人にも必要で、上司や同僚、他部署のメンバーばかりではなく、

取引先などにも、日頃からリスクを想定した意識改善や

コミュニケーションを図りましょう。

考えられるリスク情報を事前に開示しておくことは、

万が一の時にも、最小限の損害や被害で食い止めることができます。

ポイント

• 自社に関わる利害関係者を洗い出す
• トラブルを生みそうな情報は早めに開示する