電話業務負担をゼロに！ 採用活動の悩みからの発想転換【fondesk(フォンデスク)】
1970年生まれ。結婚を機に帰省し、メーカーへ入社。平社員で入社して９年で取締役(平→課長→次長→部長→常務→専務)／激動の時代を生き抜く、人としての器を広げるための情報をXで発信中！／成功論／リーダー論／心のスキルアップ／コミュニケーション術／趣味：ピアノ・筋トレ・サウナ・愛犬ヾ(・ω・*)なでなで
デスクワークで活かせる７つの集中する方法
デスクワークで、集中力が続かない・・
とっくに終わっているはずの仕事がまだできていない・・
自分の駄目さ加減に嫌気が差す・・
こうなってしまうと、何をやってもうまく進まなくなり、
無駄な時間だけが経過してしまいます。
多くの人は集中力がないと嘆きますが、誰にでも集中力はあります。
人は何かをしている時、常に集中状態です。
ただ、その方向が、集中すべきでないところに向かっているだけです。
スイッチを切り替えることさえできれば、どんな人でもやるべきことに集中できます。
デスクワークでの仕事に、集中できるスイッチを手に入れれば、
業務効率が上がるだけでなく、ミスも極端に減らすことが可能です。
また、普段の能力以上の力も期待できます。
今回は、デスクワークで活かせる７つの集中する方法を紹介します。
①集中しなくては・・と思ってはいけない
集中しなくては・・と考えると、
集中できていない自分を過剰に意識して、余計に集中できなくなります。
意識と潜在意識は、正反対に働く関係性にあります。
例えば、
『ミスしないように集中しよう』と意識しすぎると、
潜在意識で、『焦ると失敗するぞ。きっと失敗する』
と、ミスする方向にスイッチが入ってしまいます。
結果、不安や焦りを助長し、ミスが起こりやすくなります。
集中している時は、集中していることに気づきません。
集中しなくては・・・という考えそのものを意識しないようにしましょう。
仕事でのミス・確認不足を減らす方法は？ミス対策の行動習慣を身につけよう
②リラックスしようとしない
『集中できないのは、緊張しているからだ。リラックスしなくては・・』
と、緊張を和らげるために、リラックスできる音楽を聴いたり、
目をつむって休憩を取ったりすると、
緊張が解けすぎて逆に力が出なくなることがあります。
リラックス行動は、脳や体が眠ることに向いてしまいます。
集中力は、適度な緊張感の中で、発揮されるものです。
緊張感はなくすものではなく、減らして自分のものにするものと考えて、
④の呼吸法で上手くコントロールしましょう。
③目標をしっかり持つ
目標をしっかり持っている人は、無意識にそれを達成しようとする行動を取ります。
人間は、目標を持つと、自然とメンタルもその方向に力を発揮するようになります。
目標設定のコツは、目標を掲げ、『そのためにはどうする？』と、
細かい目標を逆算して今できる小さな一歩から始めていきましょう。
そうすることで、階段を１段上がったことになり、上り続けるきっかけが生まれます。
デスクワークであれば、パソコンを起動して調べるなど、
簡単にできることから始めてみましょう。
目標は大きくなくてもＯＫです。短期的な業務の場合でも、『どうしたいのか？』
という目標を明確にするだけで、集中できるようになります。
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④呼吸でメンタルを整える
自然な呼吸は、メンタルをフラット状態に戻してくれます。
緊張した場面で、深呼吸して。と勧められたことがあるかもしれませんが、
それは逆効果で、より緊張してしまうことが少なくありません。
呼吸のリズムの目安は、
無理なく２～３秒吐き、吐いた長さより少し短く、１～２秒で吸う。
それを３分ほど繰り返します。
吐く→吸うの順番が大事で、吸う時は必ず鼻で吸うようにしましょう。
鼻を使わずに口呼吸をすると、口の中が乾いて緊張してきてしまいますので避けましょう。
⑤気持ちを前向きにするルーティンを行う
うまくいかないかも。といった不安が強まると、すべきことに集中できなくなります。
その場合は、気持ちが前向きになるルーティンをしましょう。
簡単なのは、楽しかった思い出を思い返す方法です。
仕事の思い出ではなく、子供の頃に夢中になったことを思い返してもＯＫです。
不安は収まり、気持ちが前向きになります。
資料作りの前に、キーボードのエンターキーを３回押す
といった、自分だけの集中のルーティンを持つことも有効です。
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⑥失敗は他人事として捉える
失敗経験が心に強く残っていると、
そのイメージを引きずり、失敗を繰り返してしまいます。
失敗した時は、他人事として客観的に捉える手法を試してみてください。
例えば、失敗した自分を俯瞰して眺めて、解説者として実況中継してみましょう。
『だいぶ慌ててましたね。あそこでは〇〇すべきでしょう』
などと解説してみると、その時の状況が把握でき、改善点や解決策が見えてきます。
その上で、こうしておけば失敗しなかった
という成功イメージを具体的に思い浮かべて、頭に残しましょう。
仕事で失敗して落ち込んだ時どうする？ミスしがちな人の６つの立ち直り方、切り替えのコツを解説
⑦ネガティブな気持ちをパワーに変える
不安や焦りといったネガティブな気持ちは実行力を低下させます。
集中力のある人は、そんなネガティブな気持ちもパワーに変えます。
ポイントは、
『マイナス要因は出し切った。もうやるしかない。』と考える、開き直りです。
基本的に、ネガティブな気持ちのほうが、
プラスの気持ちより大きなパワーを持っています。
どうしてもネガティブな気持ちが強い時には、
その気持ちを認めた上で、思い切って開き直りましょう。
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視覚と聴覚を有効活用し、仕事の集中力を高める７つの方法
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仕事の質と結果は、集中力を発揮できるかどうかがポイントです。
子供の頃に何かに夢中になった経験が誰しもあるように
集中力は生まれながらにして誰もが備えているものです。
そのため、集中力をどのように引き出すかを知ることで、
誰でも集中力を高めることができます。
今回紹介する集中力を高める方法を実践していくことで、
仕事以外にプライベートでも応用が利きますので是非実践してみてください。
集中力を高める為に一番大切な最初のポイントは、
やる気の感情は取り急ぎ置いておいてまずは行動を起こすことです。
今は気持ちが乗っているからやりたい、疲れているからやりたくないなどと、
あれこれ考えずに、まず行動に移してしまうことが一番成果に繋がることが多いです。
集中力と意思の強弱は関係性はありません。
まずは行動を起こすことで、自然と心もついてきて仕事がはかどっていきます。
仕事で成果(コンピテンシー)を上げるために心がけることとは？成果を出せる人の特徴、共通点と禁句事項
まず行動に移す仕事スタートの時間帯に
やるべきこと、それにかかる時間をリスト化します。
例えば、
資料作成は３０分
見積作成は１５分といったように、
どれぐらいの時間で終わらせるかの目処をあらかじめ決めましょう。
このやり方であれば、途中で突発的な別の仕事が発生しても、
その時間を差し引くだけで調整できます。
また、このリスト化によって、最初に想定した時間よりも早く終わるケースが多いなど、
気づきが得られ、心理的負担が軽減し、集中力の維持にも役立ちます。
手や腕のほくろに１０秒ほど視点を集中させることで、集中力を鍛えることができます。
残業などで心身ともに疲れが出てきた時に、１つの仕事を終えたタイミングで
この視点集中を癖付けることで、気分を落ち着かせることができ、
気持ちがリセットされて、集中できるようになります。
人は、２つ以上のものに焦点を合わせることができません。
人と会って話をする場合、
相手の両目を見ようとすればするほど、焦点が合わなくなります。
その結果、緊張によって思っていたことが
上手く伝えられい状況に陥ることも起こりえます。
そこで、相手の左目だけを見て、視点を一点にとどめて話すように徹することで、
相手との会話に集中できるようになり、心の動揺が収まりやすくなります。
人と会って話をするケースが多い営業職の方などにおススメできる
視覚を使った集中力継続法ですので、緊張しやすい方は、癖付けてみてください。
目を閉じて、耳に入ってくる音だけに中する聴覚を有効活用した集中法です。
この手法で聴覚だけを意識することで、音だけに集中できるため、
目を開けている時には気づかなかった音が拾えます。
既に過ぎ去ってしまったことに対する後悔(過去)や、
まだ起きてないことに対する不安(未来)は、集中力の妨げになります。
聴覚に集中することで、過去と未来をシャットアウトして、
現在に集中することができます。
誰かから話しかけられて仕事が中断してしまったり、
気が散ってしまい、心が落ち着かない時に使える有効な集中法です。
人は緊張すると呼吸が浅くなり、早くなります。
呼吸が浅くなると、酸素が脳に届きにくくなるため集中力の欠如につながります。
リラックスした状態で集中力を持続するためには
アスリートも実践する深呼吸が有効です。
- 姿勢を正し、座った状態で肩を上げ、ストンと落として脱力する
- ひざの上に両手を置いて、手のひらを上に向ける
- 鼻から５秒、空気を吸う
- ３秒息を止める
- 口から息を８秒吐く
このセットを３回繰り返すことで、気が散る状態を解消することができます。
集中力は長くは続きません。疲れを感じたら、迷わず小休憩を取りましょう。
１時間を一区切りと考える人が多いですが、
６０分集中するのはなかなか現実的ではありません。
３０分毎に２回に分け、合間に小休憩を挟んで
集中力が持続できるよう自分でコントロールしましょう。
仕事に集中できなくなるSNS中毒から抜け出す治し方
歩いていても、食事中でも、友人と会話していても、スマホを見ている・・
LINEやフェイスブックなどのSNSを絶えずチェックしないと気が済まない・・
そんなSNS中毒とも呼べる状態は、集中力を削ぐなど、仕事に悪影響を及ぼします。
今回は、SNS中毒かどうかチェックして、
中毒状態であれば、そこから抜け出す治し方をご紹介します。
LINEやフェイスブックといったSNS上では、
２４時間、友人や知人が様々な情報を投稿し、メッセージのやり取りをしています。
そのやり取りに没頭しすぎると、SNS中毒に陥る人が出てきます。
メンバー間のやり取りをLINEで行う職場もある時代ですので、
誰もがSNS中毒に陥る可能性があります。
業務時間に心が乱されると、仕事がおろそかになり、
それが発端でミスやトラブルが起こりかねません。
そうならないためにも、心の整理法を知っておきましょう。
電話、メール、音楽、SNS、ゲームなど、１台で何でもできるスマホは、
本当に便利ですので、スマホを触る時間が必然的に増えてしまうのは仕方ありません。
問題は、スマホの向こう側に人がいる。という点です。
SNSで常に誰かとつながっていることを意識しすぎると、スマホを手放せなくなります。
SNS中毒に陥りやすいタイプは、
- 目立ちたがり屋
- 同調圧力に弱い
- ストレス要因が多い
- 寂しがり屋
- 暇な時間が多い
- 人付き合いが苦手
- こだわりが強い
- 新しもの好き
- 律儀でマメ
といった傾向があります。
まずは、下記で紹介するSNS中毒度チェックリストを確認してみましょう。
チェックが５つ以上であれば、中毒性の疑いが出てますので、
スマホを触る時間を減らす努力をしましょう。
□ １．食事中にスマホをチェックしていることが多い
□ ２．スマホの電波が届かないところには行きたくない
□ ３．何か見つけたり、思いついたりすると、SNSに投稿したくなる
□ ４．仕事中でもメッセージの通知が来ると、つい見てしまう
□ ５．家族や友人が目の前にいても、スマホをいじることに抵抗がない
□ ６．SNSに投稿するネタを作るために、行動することがある
□ ７．メッセージのやりとりで、既読かどうかがとても気になる
□ ８．自分が投稿した内容への反応が気になり、SNSをチェックしてしまう
□ ９．友人の投稿に反応しないと、 乗り遅れている気持ちになる
□ １０．寝る寸前まで、起きた直後に、SNSをチェックしてしまう
１ SNSの通知機能はオフにする
２ 休憩時やトイレ時にスマホを持っていかない
３ 人と話している時や食事中は、スマホを見ない
４ 寝る時は、すぐに手が届く枕元にスマホを置かない
５ 移動中は、本を読むようにする
６ 外出したり、誰かに会ったりする
７ 天井や空を見るなど、視線を上に向ける
人生は変えられる！
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